Boostez votre leadership : 4 softskills indispensables pour un chef de mission

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Vous êtes chef de mission, et vous avez très probablement été promu sur la base de compétences techniques reconnues, colonne vertébrale des cabinets.

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Mais le monde des cabinets n'est pas qu'une affaire de colonnes bien alignées : turnover, style de management inadapté, manque de reconnaissance, épuisement au travail… constituent aussi une réalité qu’on aimerait parfois enfouir sous le tapis. 

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Et c’est là qu’interviennent les soft skills, ces alliées souvent négligées 🤹

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Imaginez-vous en leader inspirant, capable de motiver vos troupes et de créer une ambiance de travail où chacun s'épanouit. C'est possible, et ça s'apprend ! 

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En développant votre intelligence émotionnelle, vous deviendrez non seulement un meilleur manager, mais vous gagnerez aussi en bien-être personnel : renforcement de votre connaissance de vous-même et des autres, réduction du stress, amélioration de vos relations et davantage de sens et de satisfaction dans votre travail.

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En clair, un cercle vertueux pour tous !

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Dans cet article, je vous partage mes astuces, fruits de mon expérience en cabinet et de mes apprentissages en coaching, pour vous aider à endosser votre rôle. 

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Attachez vos ceintures et préparez-vous à un voyage au pays des soft skills qui propulsera votre leadership et votre carrière vers de nouveaux sommets !

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1 - L'empathie et l'écoute active : renforcer ses compétences de communication

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Chacun naît avec un potentiel empathique unique, façonné au fil du temps par notre environnement et nos interactions sociales.

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On peut tous cultiver l’empathie et la renforcer à n’importe quel âge.

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L'empathie, en tant que compétence professionnelle, est la capacité à comprendre et à ressentir les émotions et les besoins de ses collègues, clients et managers. 

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Cette compétence est essentielle pour établir des relations de travail positives, améliorer la communication et favoriser un environnement professionnel bienveillant et productif. L'empathie constitue un pilier essentiel de la dimension sociale de l'intelligence émotionnelle.

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Pour un chef de mission, elle est la clé d'une relation de confiance entre les membres de son équipe, sa hiérarchie ou ses clients. 

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L'écoute active est le prolongement naturel de l'empathie : accorder à l’autre une attention totale, chercher à comprendre son point de vue et ses motivations profondes, sans jugement ni apriori.

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Pour ma part, c’est précisément au contact de managers peu empathiques, indifférents au développement des collaborateurs, ou communiquant de manière directive qu’est née mon envie de pratiquer le coaching.

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Alors comment développer l'empathie et l'écoute active ? Voici quelques pistes :

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• Posez des questions ouvertes : lors de vos échanges, privilégiez les questions qui encouragent votre  interlocuteur  à  s'exprimer  librement.  Pensez  à  commencer  vos  questions  par : « Comment… » ; « Pourquoi… » ; « Où en êtes-vous… » ; « Que pensez-vous de… » ;

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• Lors d'une conversation, écoutez votre interlocuteur sans l'interrompre. Concentrez-vous uniquement sur la compréhension de son message ;

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• Après une intervention de votre interlocuteur, reformulez ce que vous avez compris pour vous assurer d'être sur la même longueur d'onde :

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- Reformulation orientée solution (reformuler le besoin sous-jacent) : « Je ne me sens pas à l'aise avec le nouveau logiciel, ça me ralentit énormément » ^→ Vous : « si je comprends bien, il semble que tu aies besoin d'une formation plus approfondie pour maîtriser cet outil ? » ;

- Reformulation centrée sur l’aspect émotif (reformuler l’émotion implicite) : « J'ai l'impression de stagner dans mon poste actuel » ^→ Vous : « Si je te comprends bien, tu ressens un manque d'évolution et de la frustration dans tes responsabilités actuelles. Est-ce que cela reflète bien ton sentiment ? » ;

‍- Reformulation perroquet (répéter un mot ou une idée, cela invite l’interlocuteur à développer et confirmer) : « Je suis vraiment inquiet pour la TVA ce trimestre, nos ventes ont beaucoup fluctué. » ^→ Vous : « Inquiet ? » ;

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Exercice pratique : 

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Lors de votre prochaine réunion, pratiquez l'écoute active. Notez les émotions que vous percevez chez vos interlocuteurs, même celles qui ne sont pas explicitement exprimées. 

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Concentrez-vous sur le langage corporel (les postures, les gestes), le ton et le timbre de la voix, les expressions faciales (les sourires, les froncements de sourcils, …) de vos interlocuteurs. 

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Essayez de déchiffrer leurs émotions sans vous fier uniquement aux mots. 

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Après la réunion, prenez le temps de réfléchir à ce que vous avez observé et à comment cela peut influencer votre management.

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2 - La communication assertive : développer son aisance à s'exprimer avec clarté, authenticité et bienveillance

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La communication assertive est l'art d'exprimer ses idées, ses besoins et ses émotions de manière claire, directe et respectueuse, tout en prenant en compte les points de vue des autres. 

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C'est une compétence à ne pas négliger pour un chef de mission qui doit souvent jongler entre les attentes de sa hiérarchie, les besoins de son équipe et les demandes des clients.

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L'assertivité permet de renforcer les relations professionnelles tout en respectant son propre équilibre. 

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La capacité à être à l’écoute de soi et de ses ressentis, composante essentielle de l’intelligence émotionnelle, vous permettra de gagner en confiance tout en respectant les autres.

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Lorsque j’étais cheffe de mission en cabinet, cette compétence m’a parfois fait défaut pour m'affirmer face à des clients exigeants, des deadlines très serrées ou pour donner un feedback constructif à mes équipes.

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Je vous livre ici quelques astuces que j’ai acquises et pratiquées depuis :

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• Utilisez le « je » : exprimez vos pensées et vos sentiments à la première personne ;

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• La posture du pouvoir : Amy Cuddy, psychologue sociale, démontre que notre langage corporel influence non seulement la perception des autres, mais aussi notre propre état mental. Elle explique comment adopter des « postures de pouvoir » peut modifier nos niveaux hormonaux (testostérone et cortisol) et potentiellement améliorer nos chances de réussite, même lorsque nous manquons de confiance ;

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• Apprenez à dire non : sachez refuser poliment mais fermement les demandes déraisonnables :

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• Pour cela, soyez spécifique et  oncentrez-vous sur des faits concrets et des comportements observables ;

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• Commencez par une affirmation positive, exprimez votre position, puis terminez sur une note constructive ;

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• Montrez que vous comprenez l'importance de la demande tout en expliquant pourquoi vous ne pouvez pas y répondre ;

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• Exemple : « J'apprécie votre confiance et je comprends l'urgence de votre demande. Malheureusement, avec ma charge de travail actuelle je ne peux pas prendre en charge ce projet supplémentaire. Je serai cependant ravi de vous aider à trouver une autre solution. »

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• Ou encore proposez une alternative : « Je ne peux pas terminer ce rapport pour demain, mais je peux vous fournir une version préliminaire et le rapport complet pour vendredi. »

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• Enfin, soyez reconnaissant et remerciez la personne pour sa compréhension : « Merci de comprendre ma situation. J'apprécie votre flexibilité. »

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L'essentiel est de rester professionnel, respectueux et clair dans votre communication. 

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Avec de la pratique, ces stratégies vous aideront à vous affirmer tout en maintenant de bonnes relations professionnelles.

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• Technique de coaching, le "sandwich feedback" : cette technique consiste à encadrer une critique constructive entre deux commentaires positifs. Voici un exemple d’un feedback à un collaborateur :

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« Tout d'abord, je tiens à te remercier pour le travail accompli sur ce dossier. Tu as fait preuve d'un très bon sens de l'analyse et de rigueur. Cependant, j'ai remarqué que la présentation de ta feuille de travail n'était pas tout à fait optimale. Certaines informations clés n'étaient pas mises en évidence de manière claire, ce qui a rendu la compréhension et la vérification plus difficiles. Je sais que tu es très investi dans ton travail et j'aimerais t’encourager à porter une attention particulière à la mise en forme de tes documents à l'avenir. N'hésite pas à me solliciter si tu as besoin d'aide ou de conseils. Tu as montré une belle progression ces derniers mois et je suis convaincu que tu sauras mettre en place ces améliorations. »

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Cette approche permet de maintenir une relation positive tout en abordant des points d'amélioration. Cela est vertueux pour vous comme pour vos équipes.

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3- La planification et l’organisation : savoir gérer son temps et ses priorités

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Dans un environnement professionnel où les délais sont serrés et les demandes multiples, la capacité à gérer efficacement son temps et ses priorités est décisive pour un chef de mission. Je suis certaine que vous voyez parfaitement de quoi je parle 😉

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Or il s'agit non seulement d'être productif, mais aussi de savoir préserver son équilibre personnel et celui de son équipe.

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Travailler cette compétence, directement liée à l'intelligence émotionnelle, permet de :

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• Prendre des décisions éclairées sur ce qui est vraiment important et ne pas se laisser submerger ;

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• Communiquer efficacement sur les priorités et les délais avec l'équipe et les clients.

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Comment améliorer sa gestion du temps et des priorités et se concentrer sur ce qui a réellement de l'impact ?

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• Utilisez la matrice d'Eisenhower (oui, du nom du Président, qui l’a lui-même développée !) : classez vos tâches selon leur importance et leur urgence pour mieux prioriser. 

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La matrice d'Eisenhower se divise en quatre quadrants :

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‍- Quadrant I : Urgent et Important : tâches qui nécessitent une attention immédiate et ont un impact significatif sur vos objectifs ;

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‍- Quadrant II : Important mais Pas Urgent : tâches essentielles pour atteindre vos objectifs à long terme, mais qui ne nécessitent pas une action immédiate. Pensez à planifier du temps pour ces activités afin qu'elles ne deviennent urgentes ;

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- Quadrant III : Urgent mais Pas Important : tâches qui semblent urgentes mais qui n'ont pas un impact significatif sur vos objectifs et qu’il est donc préférable de déléguer ;

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‍- Quadrant IV : Ni Urgent ni Important : tâches qui ne contribuent pas à vos objectifs.

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• Appliquez la technique Pomodoro : travaillez en sessions de 25 minutes suivies de courtes pauses pour maintenir votre concentration. Inventée par Francesco Cirillo dans les années 80, la méthode Pomodoro tire son nom d’un minuteur en forme de tomate (« pomodoro » en italien) qu’il utilisait alors étudiant pour gérer son temps de travail. 

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• Planifiez des moments de réflexion : réservez du temps chaque semaine pour faire le point sur vos objectifs et vos priorités ;

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• Apprenez à déléguer : identifiez les tâches que vous pouvez confier à d'autres pour vous concentrer sur ce qui nécessite vraiment votre expertise :

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              - Définissez des objectifs et des responsabilités clairs,

              - Expliquez précisément la nature, les délais et les résultats attendus de la tâche,

              - Assurez-vous que le collaborateur a bien compris ce qui lui est demandé,

              - Mettez en place un système de suivi et de feedback,

              - Encouragez l'initiative et l'autonomie : faites confiance à vos collaborateurs et laisser les trouver leurs propres solutions,

              - Et acceptez de lâcher prise : reconnaissez que la façon de faire d’un collaborateur peut différer de la vôtre.

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4 - La gestion du stress et de la pression : développer sa résilience

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Pression, vous avez dit pression ? L'exigence professionnelle, le soutien de vos équipes, les délais à tenir sont probablement votre lot quotidien, n’est-ce pas ?

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Devenir résilient, c’est avant tout reconnaître les signes de stress et de surcharge avant qu'ils ne deviennent problématiques. 

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En apprenant à gérer le stress, vous deviendrez capable de vous adapter et de rebondir après des situations stressantes et cultiverez une aptitude à tirer des leçons des défis rencontrés et à avancer. 

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C’est aussi ça, l’intelligence émotionnelle ✨

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Ces quelques exercices simples, couplés au renforcement des autres soft skills, vous permettront d’être progressivement plus souple et de moins vous laisser envahir par le stress :

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- Apprenez à reconnaître les signes de stress chez vos collaborateurs comme chez vous. Le stress se manifeste différemment d’une personne à l’autre. En aiguisant votre radar, vous serez à même d’identifier plus facilement l’apparition du stress, et de pouvoir le gérer avant que la cocotte-minute ne se mette à siffler...

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- Relâchez la pression : pratiquez la cohérence cardiaque (inspirer lentement par le ventre sur 5 secondes, et expirer sur 5 secondes, soit 6 respirations par minute. Répéter sur 2 ou 3 minutes) ou le scan corporel (parcourir mentalement son corps pour identifier les zones de tension, puis les relâcher) ;

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- Expérimentez la prise de recul : la « Technique des 10-10-10 » ou se demander comment on verra cette situation dans 10 jours, 10 semaines, 10 mois voire 10 ans !

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- Communiquez et verbalisez votre état : reconnaître et verbaliser son état de stress permet instantanément de faire redescendre la pression. Cela permet aussi aux autres de prêter attention à vos signaux, et cela vous est bénéfique car vous ne vous isolez pas dans votre état.

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Exercice de visualisation pour renforcer sa posture de leader :

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Prenez quelques minutes chaque matin pour visualiser la journée à venir ☀️

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Visualisez-vous en train de gérer avec calme et assurance les défis qui pourraient se présenter, d'interagir avec votre équipe de manière positive et inspirante. 

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Cette pratique vous aidera à aborder votre journée avec confiance et positivité.

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Ces 4 soft skills sont intimement liées entre eux et se renforcent mutuellement. 

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En travaillant sur chacune d'entre elles, vous développerez naturellement votre intelligence émotionnelle globale, ce qui aura un impact positif sur tous les aspects de votre vie professionnelle et personnelle.

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Vous êtes au cœur d'un métier en pleine évolution. 

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Les compétences techniques restent bien sûr essentielles, mais ce sont les soft skills en lien avec l'intelligence émotionnelle qui feront la différence dans votre carrière et votre épanouissement professionnel. 

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En les incarnant et en les encourageant au sein de votre équipe, vous contribuerez à créer une culture de travail plus humaine, collaborative et performante. 

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Vous deviendrez non seulement un professionnel accompli, mais aussi un acteur de changement positif dans votre organisation et votre secteur d'activité.

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Le développement de ces compétences est un processus continu. 

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Comme pour toute compétence, la pratique régulière est la clé du progrès. 

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De par mon expérience de coach, je vous recommande d’utiliser les exercices et techniques qui vous font écho, et à les adapter à votre propre contexte professionnel.

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C'est un voyage passionnant qui vous permettra de révéler votre plein potentiel et d'avoir un impact positif durable sur votre environnement professionnel. 

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Alors, par quel exercice allez-vous commencer ? 🙂

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