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Sommaire
Être comptable, c’est souvent faire face à des échéances urgentes, des priorités à gérer et à beaucoup de stress, en particulier lors de la période fiscale.
Mais comment faire pour garder la tête hors de l’eau et rester productif malgré les délais ?
Il existe bel et bien des solutions ✅
Parmi elles, la méthode Getting Things Done, ou GTD.
Développée par l’américain David Allen, GTD vous aide à structurer votre flux de travail en vous permettant de mieux gérer vos priorités et de réduire votre charge mentale.
En adoptant cette méthode, vous pourrez non seulement rester productif au quotidien, mais aussi mieux affronter les périodes de pointe sans vous laisser submerger.
Grâce aux conseils de Romain Bisseret, Master Trainer and Executive Coach pour GTD France, découvrez plus en détail comment intégrer cette approche dans votre quotidien de comptable, afin de travailler plus sereinement tout en restant performant.
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Qu’est-ce que la méthode Getting Things Done ou GTD ?
La méthode Getting Things Done (GTD), développée par David Allen, est un système de gestion du temps et des tâches conçu pour améliorer la productivité.
L’objectif premier de cette méthode est de mieux organiser ses tâches en les notant et en les triant, afin de libérer son esprit et se concentrer sur ce qui est vraiment important, sans stress ni distraction.
La méthode GTD est particulièrement efficace pour ceux qui gèrent de multiples projets ou qui se sentent submergés par des tâches à réaliser.
Elle aide à réduire le stress en offrant une structure claire pour organiser ses actions.
D’ailleurs, une étude d’impact du GTD conduite par Next Action Associates a révélé que le niveau de stress des utilisateurs diminue en moyenne de 67 % après la mise en place de cette méthode.
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Comment mettre en place la méthode GTD : les 5 actions clés
1- Capturer
Dans la méthode GTD, le terme « capturer » signifie recueillir à l’écrit toutes les informations, tâches ou idées qui occupent votre esprit ou qui nécessitent une action de votre part.
Puis vous devez les enregistrer dans un système de collecte fiable (par exemple un tableau).
Notez à l’écrit :
- ce que vous devez accomplir ;
- ce que vous aimeriez faire ;
- ce à quoi vous pensez, etc.
L’idée, derrière la capture, est de vider votre mental de ces distractions et de libérer votre esprit.
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Notez tout ce qui vous passe par la tête !
Ces distractions peuvent parasiter votre pensée, causer du stress et vous détourner des tâches importantes.
Notez donc immédiatement dans votre système tout ce qui demande de l’attention et évitez de compter sur votre mémoire pour vous rappeler des tâches à réaliser.
« Dans les cabinets comptables, les périodes de rush sont fréquentes. Anticipez tout ce qui peut être anticipé pour gagner du temps. Utiliser des outils partagés pour être plus efficace avec les clients. Enfin, communiquez pour gagner en productivité sur les processus », conseille Romain Bisseret.
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2 - Clarifier
Clarifier, dans le cadre de la méthode GTD, consiste à analyser chaque élément que vous avez capturé pour comprendre exactement ce que c’est et ce que vous devez en faire.
- L’idée est de déterminer si chaque élément capturé nécessite une action ou non, et si oui, quelle est l’action à entreprendre.
Si une action est nécessaire, vous définissez ce qu’il faut faire concrètement. Si ce n’est pas le cas, vous décidez si l’élément doit être :
- archivé pour référence ;
- mis en attente ;
- supprimé.
Si vous repérez un écart dans un compte client, par exemple, clarifiez si une action est requise (comme demander une facture manquante) ou s’il s’agit plutôt d’une simple remarque à archiver en fin de période fiscale.
Cette étape vous permettra de transformer vos premières idées en actions concrètes ou de classer les informations non actionnables le cas échéant pour ne pas encombrer vos listes de tâches.
« En tant que comptable, vous pouvez tout à fait faire des blocs de temps à thème (déclaration, TVA, paiement, etc.) lors de cette étape. Vous dépenserez moins d’énergie et serez plus efficace », affirme Romain Bisseret.
Romain Bisseret insiste sur le fait que « GTD est une méthode puissante qui permet de gérer la complexité de la vie professionnelle et personnelle » Cela étant, il reconnaît que la structure des listes dans GTD peut paraître un peu dépassée dans certains cas. N’hésitez donc pas à rester flexible à ce sujet, voire à travailler par système de time blocking. « Réservez des créneaux par types de tâches pour avoir un cadre temporel pour avancer sur des missions précises. Mais là encore, le time blocking complet n’est adapté qu’à une très faible partie de la population (notamment ceux qui n’ont pas à gérer d’imprévus). Optez pour une approche plus souple si cela vous convient mieux et éviter toute frustration. »
3 - Organiser
Une fois que vous avez clarifié vos idées, l’étape suivante consiste à structurer vos actions pour savoir quoi faire, quand et comment.
Pour ce faire, vous pouvez vous aider de la matrice d’Eisenhower.
Cette dernière vous aide à organiser vos tâches selon leur urgence et leur importance en les classant dans quatre catégories différentes :
- Important mais pas urgent. Ces tâches sont essentielles, mais peuvent être planifiées pour plus tard (une mise à jour des procédures comptables, par exemple).
- Urgent et important. Ces tâches doivent être faites immédiatement, comme finaliser une déclaration de TVA à échéance proche.
- Ni urgent ni important. Ces éléments n’ont pas de véritable impact et peuvent être éliminés pour ne pas encombrer votre liste de tâches.
- Urgent, mais pas important. Ces tâches peuvent être déléguées si possible. Elles exigent une réaction rapide, mais ne nécessitent pas directement votre expertise (comme un suivi administratif de base, entre autres).
La matrice d’Eisenhower vous aide à transformer votre liste de tâches en système ordonné. Vous obtenez, grâce à elle, une vue claire de vos priorités et de vos actions à mener pour éviter toute surcharge.
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💡Pour Romain Bisseret, il est possible de coupler méthode GTD et rythme circadien : « Si vous êtes une personne qui préfère se coucher tard, vous risquez de manquer de sommeil dans un système classique qui privilégie le travail à 8h ou 9h du matin. Autrement dit, vous risquez d’être plus lent au démarrage, car plus fatigué. Adaptez votre méthode de travail selon votre propre rythme. Concentrez-vous sur des petites tâches le matin pour finir sur des tâches plus exigeantes une fois la journée plus avancée, au moment où vous serez le plus en forme. Faites l'inverse si vous êtes plutôt un couche tôt. »
4 - Réviser
Réviser consiste à vérifier régulièrement votre système d’organisation pour vous assurer que tout est à jour, que vous avez une vue claire de vos tâches et projets, et que rien n’a été oublié.
Cela inclut une révision hebdomadaire complète où vous passez en revue l’ensemble des tâches capturées, clarifiées et organisées pour ajuster vos priorités et planifier la semaine à venir.
La révision vous permet de garder le contrôle et d’avoir un aperçu constant de vos engagements, en veillant à ce que tout soit aligné avec vos objectifs actuels.
Pour ce faire :
- Passez en revue vos listes de tâches.
- Réévaluez vos priorités.
- Mettez à jour votre système en supprimant les tâches qui ne sont plus pertinentes, en ajoutant de nouvelles actions, etc.
- Planifiez votre semaine à venir.
Sans révision régulière, même un système bien organisé peut rapidement devenir désordonné.
Des tâches oubliées ou obsolètes peuvent s’accumuler, et vos priorités peuvent se brouiller.
La révision vous permet de regagner le contrôle sur vos actions et projets, en gardant une vision actualisée de votre travail.
« Dans un cabinet comptable, les appels entrants des clients peuvent être nombreux et interrompre fréquemment le travail des collaborateurs. Pour optimiser leur temps et leur concentration, tout en appliquant les principes de la méthode Getting Things Done (GTD), il est possible de mettre en place un système de roulement pour la gestion des appels téléphoniques. En attribuant à tour de rôle une heure par collaborateur au standard téléphonique, chacun peut se concentrer pleinement sur ses tâches sans être constamment interrompu. Ce roulement permet à la fois de répondre aux demandes des clients de manière fluide, tout en préservant la productivité et l'efficacité du reste de l'équipe, alignée sur les principes de gestion des priorités de GTD », suggère Romain Bisseret.
5 - Agir
Agir consiste à mettre en œuvre les actions concrètes que vous avez capturées, clarifiées, organisées et révisées.
C’est le moment où vous exécutez les tâches en fonction de vos priorités et de vos contextes de travail.
Vous utilisez votre système GTD pour choisir la prochaine action à réaliser en fonction de vos disponibilités, de votre énergie, du lieu où vous vous trouvez et des délais à respecter.
Pour agir efficacement :
- Consultez vos listes et choisissez la tâche la plus adaptée à votre contexte actuel (temps disponible, énergie, ressources à disposition).
- Notez vos priorités pour déterminer ce qui doit être fait immédiatement et ce qui peut attendre.
- Évitez les distractions en vous concentrant sur une tâche à la fois, en sachant que votre système GTD a tout le reste sous contrôle.
Ce n’est donc pas un hasard si 81 % des personnes se sentent plus heureux après avoir instauré la méthode GTD.
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Quels sont les avantages de la méthode GTD ?
La méthode Getting Things Done (GTD) présente de nombreux avantages, en particulier dans des environnements professionnels exigeants comme un cabinet comptable.
L’un des avantages majeurs de GTD est la libération mentale.
En capturant toutes vos idées, tâches et obligations dans un système organisé, vous n’avez plus à vous rappeler de tout en permanence.
Cela permet de réduire le stress, car votre esprit est libéré des petites préoccupations du quotidien.
Vous savez que tout est noté quelque part et que vous ne risquez pas d’oublier une tâche importante.
Par ailleurs, la méthode vous permet de travailler de manière plus efficace, car vous savez toujours quoi faire ensuite.
En clarifiant et en organisant vos tâches, vous pouvez facilement prioriser et vous concentrer sur les actions les plus importantes.
Vous passez moins de temps à décider quoi faire et plus de temps à agir.
Grâce à la méthode GTD, vous pouvez hiérarchiser vos tâches et projets en fonction de leur urgence et de leur importance.
Cela vous permet de vous concentrer sur ce qui compte réellement, sans perdre de temps sur des tâches secondaires ou non prioritaires.
Enfin, un des avantages majeurs de GTD est sa flexibilité. Il peut être adapté à différents types d’outils, que ce soit des applications numériques, des tableaux physiques ou même des carnets de notes.
Chaque personne ou équipe peut utiliser la méthode de manière personnalisée, en fonction de ses besoins et préférences.
Quelles sont les limites de la méthode GTD ?
Bien que la méthode Getting Things Done (GTD) présente de nombreux avantages, elle n’est pas sans limites.
Comme toute méthode de productivité, elle peut ne pas convenir à tous les profils.
En effet, la méthode GTD peut sembler complexe à mettre en place, surtout pour ceux qui ne sont pas habitués à des systèmes de gestion des tâches.
Le fait de devoir capturer, clarifier, organiser, réviser, puis agir sur chaque tâche peut paraître fastidieux au début.
Certains utilisateurs peuvent trouver cela trop structuré ou difficile à intégrer à leur routine quotidienne.
GTD demande une organisation rigoureuse et constante, ce qui peut parfois entraîner un excès de temps consacré à la gestion du système lui-même plutôt qu’à l’exécution des tâches.
Les utilisateurs peuvent risquer de tomber dans le piège de passer trop de temps à organiser et à réviser, au détriment de l’action.
Enfin, GTD est une méthode structurée qui fonctionne bien pour les tâches récurrentes, les projets complexes et les environnements de travail organisés.
Cependant, elle peut être moins adaptée pour ceux dont la journée est souvent interrompue par des urgences ou des imprévus.
Dans un cabinet comptable, par exemple, vous pouvez être confronté à des situations imprévues qui nécessitent une réponse rapide.
GTD peut parfois sembler trop rigide dans ces moments où vous n’avez pas le temps de passer par toutes les étapes (capturer, clarifier, etc.).
Méthode GTD : un exemple concret
Voici un exemple concret d’application de la méthode Getting Things Done (GTD) sur une semaine dans la peau de Matthieu, un comptable salarié en entreprise.
N’oubliez pas non plus de vous accorder quelques pauses pour maximiser votre efficacité.
Selon Paul Ginns, chercheur à l’université de Sydney, une simple pause de 5 minutes en plein milieu d’une tâche complexe pour vous permettre de retrouver attention et concentration.
Pour Romain Bisseret, « il est préférable de prévoir les réunions en étant fatigué (hors stand-up meeting). Même si cela paraît contre productif, agir ainsi vous permettra de réserver les temps où vous êtes au plus haut de votre forme intellectuelle et physique pour des tâches exigeantes, du travail de fond. Les réunions d’équipe pourraient donc plutôt être organisées à un moment où les collaborateurs sont un peu plus bas en énergie, puisqu’elles ne nécessitent pas autant d’attention que les tâches les plus exigeantes. »
En intégrant la méthode Getting Things Done (GTD) à votre routine quotidienne, vous pouvez non seulement améliorer votre productivité, mais aussi mieux gérer les périodes de forte charge, comme les déclarations fiscales.
Cette méthode vous permettra de garder un contrôle total sur vos priorités tout en réduisant le stress.
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