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Sommaire
En France, on édite en moyenne 2,5 milliards de factures par an.
Un vrai défi pour les équipes comptables qui doivent quotidiennement traiter ce flux de documents rapidement, mais surtout, de manière précise.
Pour de nombreuses entreprises et cabinets d’expertise-comptable, l’automatisation a été l’une des solutions choisies pour gagner du temps, tout en limitant les erreurs qui peuvent entraîner des retards de paiements, des manquements en matière de conformité et des coûts supplémentaires.
En effet, chaque donnée erronée enregistrée peut engendrer des conséquences coûteuses en temps et en ressources.
Justement, en parlant d’automatisation, avez-vous déjà entendu parler de la technologie OCR (Optical Character Recognition) ?
Ce procédé permet de dématérialiser la comptabilité par le biais de la reconnaissance automatique des factures.
Une vraie révolution en matière de saisie comptable et de suivi de facture.
Explications.
Qu’est-ce que l’OCR ?
L’OCR (Optical Character Recognition) est une technologie qui permet de convertir numériquement des documents physiques ou numériques en extrayant automatiquement les informations qu’ils contiennent.
En d’autres termes, l’OCR :
- lit les informations présentes sur des documents numérisés, comme des factures ;
- puis les convertit en données que l’on peut traiter directement sur un ordinateur.
Il s’agit, finalement, d’un outil d’analyse automatisée capable de lire et de comprendre les textes imprimés (ou manuscrits sur des documents papier), puis de les retranscrire en informations numériques utilisables.
Une fois extraites, les informations sont prêtes à être intégrées dans vos systèmes comptables ou votre ERP.
L’OCR est un véritable atout pour les équipes comptables, notamment en matière de suivi des paiements et de gestion des factures.
Finies les longues heures passées à saisir manuellement les données des factures !
Grâce à cette technologie, elles gagnent un temps précieux et réduisent considérablement le risque d’erreurs humaines.
Les chiffres sont d’ailleurs très parlants : selon une étude conduite par Deloitte en 2022, 50 % des entreprises ont déjà adopté l’OCR. Ces dernières ont d’ailleurs réussi à réduire leurs coûts de 31 %.
En parallèle, 27 % des entreprises prévoient d’y avoir recours au cours des trois prochaines années.
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Comment fonctionne la reconnaissance automatique des factures par OCR ?
L’OCR est une technologie qui convertit des images de texte en données numériques. Voici comment cela fonctionne, concrètement :
- D’abord, le document est numérisé, puis l’image est capturée par un scanner.
- Elle est alors analysée par le logiciel OCR qui segmente le texte en caractères.
Ces derniers sont reconnus grâce à des algorithmes avancés de reconnaissances de motifs améliorés par l’apprentissage automatique (machine learning) et l’intelligence artificielle.
Plus spécifiquement, l’OCR identifie les caractères en les comparant avec ceux d’une base de données préexistante.
Une fois identifiés, les caractères sont convertis en texte numérique grâce à des techniques qui associent chaque caractère à son code numérique standard.
La technologie OCR est globalement fiable et précise, mais bien sûr, son efficacité dépend :
- de la qualité de l’image du document scannée ;
- du type de texte à déchiffrer (l’écriture manuscrite peut être plus difficile à déchiffrer, notamment).
C’est pourquoi le taux d’erreur peut varier de 1 % à 4 %.
Cela étant, dans le secteur de la comptabilité, où les documents suivent souvent des formats prédéfinis, l’OCR peut atteindre des niveaux de précision très élevés.
Comment traiter une facture avec l’OCR ? Mode d’emploi
Voici le processus de traitement d’une facture avec l’OCR :
- La facture en format papier ou en version numérique doit être numérisée ou importée dans le système. Si la facture est physique, une caméra numérique est utilisée pour capturer une image précise du document. Si la facture est déjà en format numérique, elle est simplement importée dans le logiciel OCR.
- Une fois la facture numérisée, l’image est soumise à un processus de prétraitement pour améliorer la lisibilité. Le logiciel identifie ensuite les différentes zones de la facture pour son analyse (en-têtes, tableaux, champs de texte, etc.).
À ce stade, les informations les plus importantes peuvent être extraites de la facture :
- nom du fournisseur ;
- montant de la facture ;
- dates ;
- numéros de facture ;
- taux de TVA, etc.
Une fois les données extraites, elles sont soumises à des règles de validation pour vérifier leur exactitude. Si des incohérences ou des erreurs sont détectées, le système peut :
- soit les corriger automatiquement en fonction de règles prédéfinies ;
- soit alerter un utilisateur pour une vérification manuelle.
Enfin, les données validées sont automatiquement importées dans le logiciel de gestion comptable de l’entreprise.
Il y a quelques temps, nous avions posté dans notre autre média Les Geeks des Chiffres une vidéo sur le logiciel Pennylane, le célèbre logiciel d’automatisation des tâches comptables.
Nous vous partageons un extrait dans lequel nous vous montrons de manière concrètes comment fonctionne l’OCR avec une facture :
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Factures OCR et facilité de prise en main
La facilité de prise en main de la technologie OCR par les équipes comptables dépend de nombreux facteurs :
- Le logiciel choisi ;
- Le niveau de familiarité des utilisateurs avec les outils numériques ;
- La complexité des processus comptables de l’entreprise, etc.
Cependant, plusieurs éléments facilitent cette transition :
- De nombreux logiciels OCR sont conçus avec des interfaces intuitives. Les utilisateurs peuvent s’y familiariser rapidement.
- La plupart des solutions OCR s’intègrent directement avec les logiciels de comptabilité couramment utilisés en entreprise, ce qui facilite encore la prise en main.
Enfin, les fournisseurs de solutions OCR offrent souvent des programmes de formation en ligne ou un support technique pour aider les équipes en cas de besoin.
Les avantages et inconvénients des factures par OCR en comptabilité
Les avantages de la reconnaissance automatique des factures par OCR
Gain de temps considérable
L’un des avantages les plus significatifs de la reconnaissance automatique des factures par COR est la réduction du temps nécessaire pour traiter les documents.
L’OCR automatise la saisie des données. Elle offre ainsi aux entreprises la possibilité de traiter un volume beaucoup plus important de documents en un temps réduit.
Les études tendent à prouver que les entreprises qui utilisent des outils d’IA pour l’extraction de données, même les plus basiques, passent en moyenne 40 % de temps en moins à effectuer des tâches administratives de routine.
Pour les collaborateurs, cela signifie également plus de temps passé sur les tâches à plus forte valeur ajoutée, comme les analyses financières ou le conseil.
Elles peuvent également gérer un volume plus important de factures sans être débordées.
Réduction des coûts
L’automatisation du traitement des factures permet également de réduire les coûts opérationnels. En éliminant la saisie manuelle des données, les entreprises peuvent diminuer leurs besoins en main-d’œuvre pour ces tâches répétitives.
Klippa, spécialiste de l’automatisation, affirme même qu’un comptable qui utilise sa solution de reconnaissance optique est en mesure de traiter au moins 200 factures par heure.
En matière de temps, cela représente environ 18 secondes par document, soit un coût de traitement de 0,19 € par facture.
Sans outil, le coût de traitement d’une facture est de 7,7 € (hors paiement et archivage). Cela représente 7,51 € d’économie par facture traitée 💰 !
Amélioration de la précision
Comme expliqué en introduction, l’OCR réduit considérablement les erreurs humaines souvent fréquentes lors de la saisie manuelle des factures.
Cette précision permet d’éviter les erreurs coûteuses :
- erreurs de paiement ;
- incohérences dans les comptes, etc.
L’outil, en ce sens, améliore la fiabilité des données comptables de l’entreprise.
Il simplifie également les processus d’audit, puisque les documents numérisés sont facilement accessibles et traçables.
Les inconvénients de la reconnaissance automatique des factures par OCR
Précision variable selon la qualité des documents
Comme expliqué précédemment, la précision de l’OCR dépend fortement de la qualité des documents numérisés.
Les documents mal scannés, avec des taches, des ombres ou des textes flous, peuvent entraîner des erreurs de reconnaissance et réduire l’efficacité du processus.
Il en est de même pour les factures qui ne suivent pas un format standardisé, avec des informations disposées de manière non conventionnelle. Ils peuvent poser des défis pour l’OCR et entraîner :
- une mauvaise extraction des données ;
- l’oubli de certaines informations importantes.
Il est donc important de rester vigilant et de se tourner vers les solutions les plus fiables du marché.
Coût initial à prévoir
L’implémentation de l’OCR peut nécessiter un investissement initial important, tant en matière de coût du logiciel que de formation du personnel.
Il en est de même si les systèmes utilisés en interne ne sont pas compatibles avec la solution choisie et qu’ils impliquent l’achat de nouveaux outils (ou la modification de ceux déjà présents en interne).
Néanmoins, ces coûts peuvent être amortis sur le long terme.
Quelques solutions de reconnaissance automatique des factures qui existent
Voici un tableau comparatif des principales solutions de reconnaissance automatique des factures qui existent et leurs caractéristiques :
Maîtriser la reconnaissance automatique des factures par OCR est essentiel pour booster sa productivité en cabinet ou en entreprise.
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